Erfolgsrezept Mitarbeiterselbstverwaltung

Müssen Sie beim Stichwort Verwaltung an Berge von Papier, stapelweise verstaubte Akten und lange Wartezeiten auf Anträge oder Bewilligungen denken? Das hat nun ein Ende. Denn in einer modernen Verwaltung erledigen die Mitarbeiter schnell und übersichtlich einen großen Teil der Verwaltungsaufgaben elektronisch einfach selbst – schließlich weiß der Mitarbeiter am besten über seine persönlichen Daten Bescheid. Das Zauberwort dabei lautet Mitarbeiterselbstverwaltung, auch Employee Self Service (ESS) oder Management Self Service (MSS) genannt.

Das Prinzip ist einfach: Sie können einen Teil der Verwaltungsarbeit an jeden einzelnen Mitarbeiter delegieren. Wie das geht? Mit einer HR-Lösung, die Ihre administrativen Abläufe automatisiert. Im Zuge dieser Selbstverwaltung können Mitarbeiter und Management – anstelle der Personalabteilung – nicht nur die Stammdaten selbst pflegen, Informationen und Dokumente bereitstellen, sondern auch Prozesse wie Urlaubs- und Dienstreiseanträge selbständig auslösen und verwalten.

Statt Zettelwirtschaft mit mehreren Kopien und langen Postwegen erreichen elektronische Prozesse papierlos eine schnelle Durchlaufzeit. Davon profitieren Mitarbeiter, Management und Personalabteilung, denn der Bearbeitungsstatus des Urlaubsantrags ist ebenso schnell vom Mitarbeiter selbst einsehbar wie der aktuelle Urlaubssaldo.

Typische Verwaltungsaufgaben, die Sie mit ESS delegieren können:

• Mitarbeiterakte: Personalinformationssystem
• Urlaubsverwaltung – inkl. Antrags- und Genehmigungsverfahren
• Dienstreiseverwaltung
• Sachmittelbestellungen
• Seminarverwaltung
• Bewerbermanagement

Neben der Transparenz spielt die lückenlose Aufzeichnung bzw. Archivierung vergangener Prozesse und Dokumente eine wichtige Rolle. Getroffene Entscheidungen können Sie dank eines zentralen Systems für ESS schnell einsehen. Das spielt bei wichtigen Aspekten eine bedeutende Rolle, wie beispielsweise beim Thema ISO, AGG oder Betriebsrat.

Es vereint Daten aus verschiedenen Anwendungen und Services und stellt diese in Echtzeit dar. In Sekundenschnelle können Sie so aktuelle Personalstatistiken wie Fehlzeitenübersichten oder Personalentwicklung abrufen. Das Rollenkonzept definiert klare Sicht- und Nutzungsrechte für die angebotenen Informationen und Anwendungen im System. So ist sichergestellt, dass sensible Informationen wie (Personal-) Statistiken und Übersichten geschützt und zum Beispiel nur für Mitarbeiter in der Personalabteilung freigegeben werden.

Falls Sie noch Fragen haben oder unsere Software-Lösung einmal live erleben möchten, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf: Rufen Sie uns an unter 01801 / 360 420 (0,039 € / Min. aus dem dt. Festnetz) oder schreiben Sie uns eine E-Mail an kontakt@exactsoftware.de.

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