Mehr Zeit fürs Wesentliche: Caritas in Oberösterreich optimiert ihre Personalprozesse mit Exact Software

Exact Synergy HRM: E-Akte, ESS, Bewerber- und Seminarmanagement aus einer Hand

München, 04. März 2009

Exact Software Deutschland, Spezialist für HR-Lösungen, sorgt ab sofort für ein effizientes Personalmanagement bei der Caritas in Oberösterreich: Für die elektronische Personalakte, Employee Self Services, sowie Bewerber- und Seminarmanagement verlässt sich die oberösterreichische Sozialorganisation zukünftig auf die HR-Software Exact Synergy HRM. Damit ersetzt die Caritas in Oberösterreich ihre bestehenden Insellösungen durch ein integriertes HR-Portal.

Die Caritas in Oberösterreich ist eine von insgesamt neun Caritas-Organisationen in Österreich. Mit vielfältigen Hilfs- und Dienstleistungsangeboten unterstützt sie Menschen in Not, Menschen mit Beeinträchtigungen, Kinder und Jugendliche, ältere Menschen, Familien und viele andere. Durch den Mitarbeiterzuwachs sind die Anforderungen an das Personalmanagement der oberösterreichischen Sozialorganisation gestiegen. "Für uns wird es immer wichtiger, alle vorliegende Informationen gebündelt darzustellen und alle laufenden Prozesse im Unternehmen strukturiert abzuwickeln. Denn so können Managementaufgaben besser durchgeführt werden", erklärt Ursula Oberndorfer, Personalcontrollerin der Caritas in Oberösterreich und Projektleitung.

Mit den vorliegenden Insellösungen war dies nicht möglich, gefragt war eine umfassende HR-Lösung. Die Entscheidung fiel auf die integrierte HR-Software Exact Synergy HRM. Die Caritas in Oberösterreich setzt dabei auf den gesamten Funktionsumfang aus elektronischer Personalakte, Employee Self Service sowie Bewerber- und Seminarmanagement.

Ursula Oberndorfer überzeugt an Exact Synergy HRM vor allem das integrierte Workflowmanagement, mit dem sich alle wichtigen Personalprozesse der Caritas in Oberösterreich digital abbilden lassen: "Mit dem elektronischen Workflow hat Exact Synergy HRM einen Mehrwert, den andere Softwareprodukte nicht bieten können. Damit können wir auch Prozesse abbilden, die über den reinen HR-Bereich hinausgehen."

Der Workflow in Exact Synergy HRM automatisiert und digitalisiert die BewerberInnenverwaltung und ist so die Grundlage für schnellere Entscheidungen. Der aktuelle Status einer Bewerbung kann jederzeit von den Beteiligten im Workflow eingesehen werden. Dies schafft Transparenz für Vorgesetzte und Kollegen und macht schnelle Auswertungen möglich. Für die Caritas mit zahlreichen Außenstellen zudem besonders wichtig: Die webbasierte Software-Lösung Exact Synergy HRM ermöglicht den Zugriff auf zentrale Daten von jeder Nebenstelle aus - eine Internetanbindung vorausgesetzt.

In einem ersten Schritt wird bei der Caritas die elektronische Personalakte eingeführt: Alle relevanten Daten, Verträge und Dokumente der Caritas-Mitarbeiter sind künftig in der digitalen Personalakte hinterlegt. Die E-Akte ist gleichzeitig die Grundlage für die weiteren Schritte des Projektes, beispielsweise die Self-Service-Funktionen. Sie binden Mitarbeiter und Manager digital in die Personalprozesse ein, dadurch verringert sich die administrative Arbeit für die Personalarbeit selbst. Die Software-Implementierung wird über drei Jahre verlaufen und schrittweise die bestehenden Insellösungen ablösen.

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